Godišnja verifikacija stvarnog vlasnika: Rokovi i obaveze
Godišnja provera podataka o stvarnom vlasniku postaje nova redovna obaveza registrovanih subjekata.
Agencija za privredne registre podseća da se podaci evidentirani u Centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika ne proveravaju samo jednom. Registrovani subjekt ima obavezu da u propisanom roku proverava da li su podaci i dalje tačni i ažurni, a zatim da tu činjenicu potvrdi kroz elektronski sistem APR.
Za pravnike, advokate, računovođe i zakonske zastupnike ovo znači da bi početak jeseni trebalo iskoristiti i za proveru statusa konkretnih klijenata, odnosno društava za koja vode pravne i administrativne poslove.
Kada počinje da teče rok?
Prema uputstvima APR, godišnja provera se vrši u roku od godinu dana od poslednjeg evidentiranja podataka o stvarnom vlasniku, odnosno od poslednje potvrde tačnosti i ažurnosti tih podataka.
Nakon isteka tog perioda postoji dodatni rok od 30 dana u kojem se potvrđuje tačnost i ažurnost evidentiranih podataka.
Kod postojećih registrovanih subjekata važan je period usklađivanja sa novim zakonom od 1. oktobra do 1. decembra 2025. godine.
Učitavanjem dokumentacije u tom periodu izvršena je i prva verifikacija evidentiranog podatka o stvarnom vlasniku. Zbog toga se kod tih subjekata novi jednogodišnji rok računa od datuma kada je izvršeno odgovarajuće evidentiranje.
Šta pravnik treba da proveri?
Pre potvrđivanja podataka nije dovoljno otvoriti evidenciju i pogledati ime stvarnog vlasnika. Potrebno je proveriti da li se stanje u evidenciji poklapa sa stvarnom vlasničkom i upravljačkom strukturom subjekta i sa dokumentacijom na osnovu koje je stvarni vlasnik određen.
To u praksi znači proveru nekoliko pitanja:
- da li je došlo do promene članova ili vlasničke strukture;
- da li je došlo do promene stvarnog vlasnika;
- da li postoje nove okolnosti koje utiču na određivanje stvarnog vlasnika;
- da li dokumentacija učitana u Centralnu evidenciju i dalje odgovara stvarnom stanju;
- kada je poslednji put izvršeno evidentiranje ili potvrda podataka;
- da li je nastupio rok za godišnju proveru.
Ukoliko je došlo do promene, ne treba se zaustaviti na potvrdi postojećih podataka. Potrebno je izvršiti odgovarajuće evidentiranje i učitati dokumentaciju kojom se promena dokazuje.
Ko je odgovoran?
Za obaveze prema Centralnoj evidenciji odgovara registrovani subjekt, odnosno lice ovlašćeno za zastupanje u skladu sa zakonom.
APR navodi da evidentiranje može pripremiti i ovlašćeni računovođa ili advokat sa odgovarajućom korisničkom ulogom, ali da samo potpisivanje zahteva vrši registrovani zakonski zastupnik.
To je važna praktična razlika. Priprema postupka i odgovornost zakonskog zastupnika nisu isto. Zbog toga je korisno da društva koja koriste usluge advokata ili računovođa na vreme utvrde ko proverava rokove, ko priprema dokumentaciju i ko će izvršiti konačnu potvrdu.
Elektronski pristup nije nešto što treba rešavati u poslednjem trenutku
Za pristup Centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika potrebno je odgovarajuće elektronsko identifikovanje.
APR navodi korišćenje naloga na Portalu eID.gov.rs i sistema APR, kao i mogućnost korišćenja kvalifikovanog elektronskog sertifikata ili ConsentID za odgovarajuće postupke elektronskog potpisivanja. Omogućeno je i potpisivanje u Klaudu. Ako zakonski zastupnik prvi put pristupa sistemu ili je promenjen način elektronske identifikacije, takve tehničke stvari treba proveriti pre isteka roka.
Posebna pažnja kod složenih struktura
Kod jednostavne vlasničke strukture provera može biti relativno jasna. Kod društava sa više nivoa vlasništva, povezanim društvima ili složenom strukturom, situacija zahteva znatno pažljiviji pregled.
APR upravo zato naglašava da se kod određivanja stvarnog vlasnika moraju primenjivati zakonski kriterijumi, uključujući neposredno ili posredno vlasništvo, prava glasa, preovlađujući uticaj i druge okolnosti predviđene zakonom.
Godišnja verifikacija zato nije samo administrativni klik. Ona je trenutak da se proveri da li ono što piše u Centralnoj evidenciji zaista odgovara onome što se može dokazati dokumentacijom.
A kod pravnih obaveza, upravo dokumentacija najčešće pravi razliku između uredno izvršene obaveze i problema koji nastaje kada se ona ostavi za poslednji dan.